Ein Mediationsverfahren gliedert sich in 5 Phasen:

1) Schaffung der Voraussetzungen für ein erfolgreiches Mediationsverfahren: Vorbereitung-Einführung-Mediationsvertrag
- In der Vorbereitung wird festgestellt, welche Beteiligten vorhanden sind und es wird der Kontakt zwischen den Parteien herstellt.

- Der Mediator erklärt die Grundregeln des Mediationsverfahrens und zeigt dabei Chancen, Risiken und Grenzen auf.

- Die Parteien erläutern ihre Erwartungen an den Mediator.

- Der Mediator prüft in einer ersten Konfliktanalyse, ob auf Grund der Motivationen der beteiligten Konfliktparteien ein Mediationsverfahren in Betracht kommt.

- Termine, Örtlichkeit usw. für das Verfahren werden vorgeschlagen und festgelegt.

- Der zu erwartende Kostenumfang wird festgestellt.

- Der Mediationsvertrag wird geschlossen, er umfasst alle relevanten Punkte,
z.B. Teilnehmer am Verfahren, Hinzuziehung von Beratern, zeitliche- und finanzielle Begrenzung, Verhalten der Beteiligten nach Abschluß oder Scheitern des Verfahrens.


2) Die Bestandsaufnahme des Konfliktes
- Der unterschiedliche Kenntnisstand der Parteien zum Inhalt und Rechtsrahmen des Konfliktes wird ausgeglichen und transparent dargestellt.

- Themengebiete werden festgelegt und sich dazu ergebende Fragen und streitige Punkte gesammelt.

- In einer folgenden Analyse werden Übereinstimmungen und Abweichungen aus den Äußerungen der Parteien festgestellt und aufgezeigt.

- Weitere Informationen werden gesammelt und analysiert, um gemeinsame Interessenspunkte zu erkennen und herauszustellen.

- Die Parteien erstellen gemeinsam eine Rangfolge der Bearbeitung der relevanten Punkte.


3) Die Interessenfindung
- In der vorher festgelegten Reihenfolge werden die Bedürfnisse und Interessen aller Parteien zu den einzelnen Themen besprochen

- Der Mediator sensibilisiert die Beteiligten für die Würdigung der Beweggründe des jeweils Anderen für die bisherige Verhaltensweise und weckt das Interesse am gegenseitigen Verständnis.

- In der Diskussion entwickelt sich die Erkenntnis für das jeweilige Wertesystem des anderen. Es wird deutlich, warum sich der Konflikt entwickeln konnte. Jetzt ist es den Parteien möglich, die individuellen Wertmaßstäbe des anderen zu würdigen und dadurch eine Lösung des Konfliktes zu ermöglichen.


4) Konfliktlösung und Einigung
- Die Beteiligten werden aufgefordert, alle nach ihrer Meinung in Betracht kommenden Lösungsvorschläge spontan zu nennen. Der Mediator sammelt diese ohne Wertung und Rücksicht auf deren Realisierbarkeit.

- Objektiv nicht realisierbare Lösungsvorschläge werden aussortiert. Die verbleibenden Möglichkeiten und Alternativen werden in Bezug auf Umsetzbarkeit und Akzeptanz bewertet und ausgearbeitet.

- Ist die Mediation bis zu diesem Punkt fortgeschritten, gibt es nur Gewinner mit einer dauerhaft akzeptablen Lösung.

- Zu der gemeinsam erarbeiteten Lösung wird ggf. fachliche Beratung eingeholt, damit diese nicht später wegen falscher Informationen verworfen werden kann.

- Die erarbeitete Lösung wird in einem Vereinbarungsentwurf festgehalten.


5) Das Ergebnis - Die Konfliktlösung
- Der Vereinbarungsentwurf wird von den Beteiligten geprüft und ggf. ergänzt und als Ergebnis der Mediation verbindlich anerkannt.

- Um spätere Unklarheiten oder Auslegungsvarianten im Vorfeld auszuschließen, wird die Vereinbarung ggf. von einem Rechtsanwalt geprüft.
Rechtliche Formvorschriften müssen eingehalten werden, um die Vereinbarung nicht später in Frage stellen zu können.

- Die Vereinbarung wird abschließend von den Parteien unterzeichnet.